Het Spaanse notarissysteem uitgelegd: wat er op de leveringsdag gebeurt

Een Spaanse notaris is een overheidsfunctionaris (funcionario público) benoemd door het Ministerie van Justitie via een competitief examenproces (oposición) dat wordt beschouwd als een van de zwaarste in het Spaanse rechtssysteem. Hij is geen advocaat van een van beide partijen. Zijn rol is het verifiëren van de wettigheid van de transactie, het bevestigen van de identiteit van alle partijen, het verzekeren dat beide partijen begrijpen wat ze ondertekenen en het creëren van een openbaar document (escritura pública) met volledige rechtskracht.

De verificatie van de notaris richt zich op juridische naleving, niet op commerciële billijkheid. Hij bevestigt dat de verkoper wettelijk bevoegd is om te verkopen, dat er geen niet-gemelde lasten op het onroerend goed rusten, dat aan fiscale verplichtingen is voldaan (IBI en gemeenschapsbijdragen bijgewerkt) en dat het onroerend goed een geldig energiecertificaat heeft. Hij beoordeelt niet of de prijs redelijk is, of het onroerend goed fysieke gebreken heeft of of de koper een goede investering doet. Die vragen zijn de verantwoordelijkheid van je advocaat.

Spanje heeft ongeveer 3.000 notarissen. Aan de Costa del Sol kunnen kopers elke notaris kiezen; het hoeft niet de dichtstbijzijnde te zijn. De koper heeft traditioneel het recht om de notaris te kiezen (aangezien de koper de notariskosten betaalt), hoewel in de praktijk veel transacties gebruikmaken van een notaris die beide advocaten kennen. Als je advocaat een vaste notaris heeft met wie hij regelmatig samenwerkt, verloopt de communicatie doorgaans soepeler met minder administratieve vertragingen.

In de dagen voor de afspraak verifieert de notaris onafhankelijk diverse zaken. Hij vraagt een actuele nota simple op bij het Registro de la Propiedad om de huidige titelstatus te bevestigen, controleert op last-minute lasten of beslagen die zijn ingeschreven sinds de due diligence van je advocaat en bevestigt dat de kadastrale referentie overeenkomt met de objectbeschrijving. Bij een appartement verifieert hij de división horizontal om de grenzen van je unit en gemeenschappelijke elementen te bevestigen.

De notaris verifieert ook fiscale naleving: dat de verkoper bijgewerkt is met IBI-betalingen, dat het certificaat van de eigenarengemeenschap geen openstaande schulden op het object toont en dat er een geldig energieprestatiecertificaat is geregistreerd bij de Junta de Andalucía. Bij niet-ingezeten verkopers verifieert de notaris de inhouding van 3 % van de koopprijs die de koper namens de verkoper aan de Agencia Tributaria moet afdragen.

Als een van deze controles een probleem onthult, neemt de notaris doorgaans contact op met beide advocaten voor de afspraak in plaats van het probleem op de dag zelf te laten opduiken. In onze ervaring zijn last-minute problemen zeldzaam als beide advocaten grondig due diligence hebben gedaan. Wanneer ze voorkomen, betreft het meestal een nieuw ingeschreven last of beslag dat is verschenen tussen de laatste controle van de advocaat en die van de notaris. Daarom is de timing van de actuele nota simple van de notaris (doorgaans 24-48 uur ervoor) belangrijk.

De escritura pública (openbare verkoopakte) is het definitieve juridische document dat het eigendom overdraagt. Het wordt opgesteld door de notaris op basis van informatie van beide advocaten en beslaat doorgaans 15 tot 30 pagina’s. Het document is in het Spaans en de notaris leest het volledig hardop voor voordat wordt getekend. Als je geen Spaans spreekt, vertaalt je advocaat of een officiële tolk terwijl de notaris leest.

De escritura bevat: volledige identiteitsgegevens van koper en verkoper (paspoortnummers, NIE-nummers, burgerlijke staat, adressen), de volledige objectbeschrijving inclusief grenzen, oppervlakte, kadastrale referentie en registratienummer, de koopprijs (totaal en uitsplitsing bij deelbetalingen), bevestiging dat de prijs is voldaan (per bankdraft, overboeking of combinatie), verklaring van bestaande lasten en hun doorhaling (als de hypotheek van de verkoper wordt doorgehaald), het registratienummer van het energiecertificaat en het schuldencertificaat van de eigenarengemeenschap.

Je ondertekent elke pagina met je volledige naam en een handgeschreven rúbrica (een vereenvoudigde handtekening). De notaris en eventuele vertegenwoordigers ondertekenen ook. Het origineel (matriz) blijft permanent bij de notaris en maakt deel uit van het notarieel protocol. Je ontvangt een gewaarmerkt afschrift (copia autorizada) binnen 1-3 dagen en een gewoon afschrift (copia simple) is direct beschikbaar. Het gewaarmerkt afschrift is het document dat je advocaat naar het Registro de la Propiedad brengt voor inschrijving.

Je arriveert op het afgesproken tijdstip bij de notaris, doorgaans tussen 10:00 en 14:00. Aanwezig zijn: jij (of je vertegenwoordiger met poder notarial), je advocaat, de verkoper (of diens vertegenwoordiger), de advocaat van de verkoper, een bankvertegenwoordiger (als er een hypotheek wordt gevestigd of doorgehaald) en een tolk (als een van de partijen geen Spaans spreekt). De assistent van de notaris controleert paspoorten en NIE-documenten en maakt kopieën voor het dossier.

De notaris begint met het hardop voorlezen van de escritura. Dit is een wettelijke vereiste die niet kan worden overgeslagen, zelfs niet als alle partijen het document vooraf hebben gelezen. Het voorlezen duurt 20 tot 40 minuten afhankelijk van de lengte. Je advocaat of tolk vertaalt de belangrijkste passages. Na het voorlezen vraagt de notaris of beide partijen begrijpen en akkoord gaan met de voorwaarden. Als er last-minute correcties zijn (een typefout in een paspoortnummer bijvoorbeeld), maakt de notaris een handgeschreven aantekening op de akte.

Zodra alle partijen akkoord bevestigen, begint de ondertekening. De koper tekent eerst, dan de verkoper, dan eventuele vertegenwoordigers en de notaris. Na ondertekening overhandigt de koper de bankdraft aan de verkoper, of de notaris bevestigt dat de bankoverboeking is ontvangen. De verkoper overhandigt de sleutels, alarmcodes, garageafstandsbedieningen en eventuele toegangspasjes van de gemeenschap. Het hele proces van aankomst tot sleutels duurt doorgaans 45 tot 90 minuten. Je advocaat brengt vervolgens het gewaarmerkt afschrift naar het Registro voor belastingaangifte en inschrijving.

Notaristarieven (aranceles notariales) worden vastgesteld door een overheidstarief op basis van de koopprijs. Voor een object van 500.000 euro bedraagt het notaristarief ongeveer 800-1.000 euro. Voor 1.000.000 euro ongeveer 1.000-1.400 euro. Voor een villa van 3.000.000 euro ongeveer 1.500-2.000 euro. Deze tarieven zijn niet onderhandelbaar omdat ze gereguleerd zijn. De koper betaalt het notaristarief voor de koopakte. Als de verkoper een hypotheek doorhaalt, betaalt hij apart het tarief voor de doorhalingsakte.

Registerkosten (aranceles registrales) voor het inschrijven van de koop zijn eveneens tariefgebonden en iets lager dan notaristarieven: ongeveer 600-800 euro voor een object van 500.000 euro en 800-1.200 euro voor 1.000.000 euro. De koper betaalt deze. Inschrijving duurt 15 tot 30 werkdagen na indiening. Je advocaat bewaakt het proces en bevestigt wanneer het onroerend goed volledig op jouw naam is ingeschreven.

Bijkomende kosten op de leveringsdag: de overdrachtsbelasting (ITP) voor bestaande bouw is 7 % in Andalusië over de eerste 400.000 euro en stijgt naar 8 % daarboven. Voor nieuwbouw betaal je 10 % IVA (btw) plus 1,2 % AJD (zegelrecht). Deze belastingen moeten binnen 30 werkdagen na ondertekening worden betaald. Je advocaat dient de aangiften in en regelt de betaling, wat doorgaans de grootste individuele kostenpost is na de koopprijs zelf.

De ondertekening van de escritura draagt het eigendom wettelijk over, maar de kadastrale inschrijving is wat je beschermt tegen aanspraken van derden. Tot inschrijving zou een hypothetische tweede koper (of een schuldeiser van de verkoper) een vordering voor je kunnen laten inschrijven. Je advocaat moet de escritura binnen 48 uur na ondertekening indienen bij het Registro de la Propiedad. Er wordt direct een asiento de presentación (aantekening van aanbieding) geregistreerd die jouw prioriteit vestigt. Volledige inschrijving volgt binnen 15 tot 30 werkdagen.

Overdracht van nutsvoorzieningen (cambios de titularidad) moet in de eerste week na levering gebeuren. Je advocaat of gestor neemt contact op met de elektriciteitsmaatschappij (doorgaans Endesa aan de Costa del Sol), de watermaatschappij (Acosol in het Marbella-gebied, Aqualia elders) en het gasbedrijf (indien aangesloten). Elk bedrijf vereist een kopie van de escritura, je NIE en een ingevuld formulier voor naamswijziging. Elektriciteit wordt doorgaans binnen 5-10 dagen verwerkt. Water duurt 10-15 dagen. De bestaande aansluiting blijft actief tijdens de overdracht; alleen de facturatienaam verandert.

Andere taken na levering die je advocaat afhandelt: wijziging van de IBI-facturering op je naam bij het Ayuntamiento, inschrijving bij de eigenarengemeenschap, indiening van de Modelo 211 (inkomstenbelastingaangifte voor niet-ingezetenen) indien van toepassing en instelling van automatische incasso’s voor terugkerende kosten. Wij raden onze klanten aan om bij aanvang van het proces een checklist op te stellen met hun advocaat, zodat er na de opwinding van de sleuteloverdracht niets over het hoofd wordt gezien.